В определени случаи получаването на услуга от чуждестранен доставчик поражда задължение за регистрация по чл. 97а от ЗДДС, дори когато фирмата няма достигнат общия праг за задължителна регистрация по ДДС.

И още нещо важно – регистрацията не се прави след края на годината и не се изчаква получаването на първата фактура, за да се прецени дали има задължение.

Трябва да се установи кога данъкът за конкретната доставка става изискуем и да се спази законовият срок.

Защо една фактура от Meta или Google може да има значение за ДДС?

Meta, Google и множество други международни компании предоставят услуги на български дружества от други държави.

При услугите между данъчно задължени лица се прилагат правилата за определяне на мястото на изпълнение. В хипотезите, при които услугата е с място на изпълнение в България и данъкът е изискуем от получателя, може да възникне задължение за регистрация по чл. 97а, ал. 1 ЗДДС.

Това е самостоятелно основание за регистрация.

Следователно не трябва да се прави следната връзка:

„Фирмата ми е малка → не съм достигнал прага за регистрация по ДДС → не ме засяга ДДС.“

Това не е достатъчно.

ЗДДС предвижда различни основания за регистрация и регистрацията по чл. 97а е едно от тях.

Пример: фирма започва да рекламира във Facebook

Да приемем, че дружество е започнало дейност и месечният му оборот е сравнително малък.

Дружеството не е регистрирано по общия ред на ЗДДС.

Управителят решава да рекламира във Facebook и Instagram.

Добавя фирмената карта в рекламния акаунт и започва да плаща за реклама.

След известно време счетоводителят получава фактурата.

На пръв поглед това е просто разход за реклама.

Но първият въпрос, който трябва да бъде зададен, не е:

„За колко евро е фактурата?“

А:

„Какъв е доставчикът, каква услуга е получена, кога е възникнало данъчното събитие и кой е лицето, задължено за ДДС?“

Това е съществената разлика.

Размерът на фактурата няма решаващо значение

При регистрацията по чл. 97а не се поставя условие услугата да е на определена минимална стойност.

Това означава, че не бива да се разчита на аргумента:

„Аз плащам само 20 евро за реклама, следователно няма как да имам задължение по ДДС.“

Стойността на фактурата може да е малка.

Данъчното задължение обаче се определя от характера на доставката и приложимите правила на ЗДДС, а не просто от размера на разхода.

Кога трябва да се подаде заявлението за регистрация?

Тук се намира един от най-често пропусканите срокове.

За лицата, за които възниква задължение за регистрация по чл. 97а, заявлението се подава не по-късно от 7 дни преди датата, на която данъкът за доставката става изискуем.

При определени хипотези тази дата може да бъде свързана с данъчното събитие или с получено авансово плащане.

Следователно не е достатъчно счетоводителят да види фактурата месец по-късно и тогава да започне проверката.

Необходимо е да се проследи кога точно е възникнало задължението.

Това е особено важно при фирми, които започват да използват чуждестранни услуги за първи път.

Какво означава това на практика?

Ако фирмата планира да започне да използва например:

Google Ads;
Facebook или Instagram реклама;
софтуер като услуга (SaaS);
онлайн платформа;
абонаментен софтуер;
рекламна или маркетингова услуга;
друга услуга от чуждестранен доставчик,

счетоводното третиране трябва да бъде проверено преди да възникне съответната доставка.

Не е добра практика управителят просто да добави фирмената карта в платформата, а счетоводителят да бъде информиран чак когато получи първата фактура.

Какви задължения възникват след регистрацията?

Регистрацията по чл. 97а не е просто получаване на един VAT номер.

След регистрацията възникват и текущи административни задължения, свързани с прилагането на ЗДДС.

В зависимост от извършваните и получаваните доставки могат да възникнат задължения за:

издаване на необходимите данъчни документи;
начисляване на данък чрез механизма на обратното начисляване, когато са налице законовите предпоставки;
включване на получените доставки в дневника за покупките и/или дневника за продажбите съобразно приложимите правила;
подаване на справка-декларация по ЗДДС;
подаване на VIES-декларация в приложимите случаи;
съхраняване и правилно документиране на доставките;
проследяване на последващи доставки и промени в статута на дружеството.

Точно тук се проявява една от особеностите на регистрацията по чл. 97а:

тя не трябва да се разглежда само като формалност по получаване на регистрация, а като начало на допълнителни периодични задължения по ЗДДС.

Има ли право фирмата да си възстанови ДДС?

Тук също трябва да се внимава с общите твърдения.

Регистрацията по чл. 97а не е равнозначна на пълна регистрация по ЗДДС с право на данъчен кредит във всички случаи.

Затова не бива да се казва:

„Щом се регистрирам по чл. 97а, ще си възстановявам ДДС.“

Правото на данъчен кредит се определя съобразно конкретното основание за регистрация, характера на доставките и останалите изисквания на закона.

Това е една от причините при подобна регистрация да е важно счетоводното обслужване да бъде организирано правилно още от самото начало.

Какво става, ако регистрацията е пропусната?

Това вече може да се превърне в значително по-сериозен административен проблем.

Ако лице е било длъжно да подаде заявление за регистрация, но не го е направило в установения срок, може да възникне административнонаказателна отговорност.

ЗДДС предвижда санкция за лице, което е било длъжно, но не е подало заявление за регистрация или прекратяване на регистрация в установения срок. За юридическо лице или едноличен търговец санкцията по чл. 178 ЗДДС е имуществена санкция от 500 до 5000 лв.

Но финансовият риск не се изчерпва само със санкцията.

При закъсняла регистрация трябва да се изясни и какви данъчни задължения са възникнали за периода, през който лицето е трябвало да бъде регистрирано.

Това може да доведе до допълнителна административна работа – изчисляване на данъка, корекции и подаване на необходимите документи и декларации, както и изясняване на последиците за вече извършените или получените доставки.

Какви са административните последици от пропуска?

При установяване на пропусната регистрация обикновено вече не става дума само за:

„Подаваме едно заявление и проблемът е решен.“

Необходимо е да се направи цялостна проверка на периода от момента, в който е възникнало задължението.

Трябва да се установи:

1. Кога е възникнало основанието за регистрация?

2. Коя доставка е породила задължението?

3. Спазен ли е 7-дневният срок?

4. Какви последващи доставки са получени?

5. Какъв данък е станал изискуем?

6. Подадени ли са необходимите декларации и регистри?

7. Има ли основание за административнонаказателна процедура?

Това означава, че една пропусната проверка за малка фактура може да създаде значително повече административна работа, отколкото би изисквала навременната регистрация и правилното отчитане.

Не само Meta и Google

Meta и Google са едни от най-популярните примери, но проблемът не се ограничава до тях.

Същият въпрос трябва да се постави при всяка услуга от чуждестранен доставчик, когато има съмнение, че мястото на изпълнение е в България и данъкът е изискуем от получателя.

Например:

рекламни платформи;
софтуерни абонаменти;
облачни услуги;
онлайн инструменти;
платформи за управление на бизнеса;
маркетингови услуги;
консултантски услуги;
хостинг и други дигитални услуги.

Не всяка фактура от чужбина означава автоматично регистрация по чл. 97а.

Именно затова не трябва да се работи по списък „Meta = регистрация, Google = регистрация“.

Трябва да се анализира конкретната доставка.

А ако фирмата вече е регистрирана по ДДС?

В този случай въпросът е различен.

Фирмата вече има регистрация по ЗДДС и не е необходимо да извършва отделна регистрация по чл. 97а заради самото получаване на такива услуги.

Това обаче не означава, че фактурата може просто да бъде осчетоводена като обикновен разход.

Трябва да се определи правилното данъчно третиране на доставката и да се приложат съответните правила за начисляване и деклариране на ДДС.

Практически алгоритъм за фирмите

Ако предстои да започнете да използвате услуга от чуждестранна компания, най-добре е да преминете през следните стъпки:

Стъпка 1: Проверете кой е доставчикът.

Стъпка 2: Проверете каква точно услуга ще получавате.

Стъпка 3: Проверете VAT номера на доставчика, когато такъв е приложим.

Стъпка 4: Определете мястото на изпълнение на услугата.

Стъпка 5: Проверете кой е задължен да начисли ДДС.

Стъпка 6: Ако е приложимо, определете основанието и срока за регистрация по чл. 97а.

Стъпка 7: След регистрацията организирайте правилното месечно отчитане на доставките и съответните декларации.

Тази проверка е особено важна при нови фирми, стартъпи, онлайн бизнеси, фрийлансъри и малки компании, които започват да използват все повече чуждестранни дигитални услуги.

Най-важното, което трябва да запомните

Фактът, че една фирма не е достигнала общия праг за задължителна регистрация по ДДС, не означава автоматично, че няма задължения по ЗДДС.

При получаване на определени услуги от чуждестранни доставчици може да възникне самостоятелно основание за регистрация по чл. 97а.

Ключовият момент не е размерът на фактурата, а характерът на услугата, доставчикът, мястото на изпълнение и моментът, в който данъкът става изискуем.

А пропускането на срока за регистрация може да доведе не само до санкция, но и до необходимост от последващо изясняване и коригиране на данъчните и административните задължения за вече изминал период.

Затова при първа фактура от Meta, Google или друг чуждестранен доставчик не е добре въпросът да бъде:

„Може ли да я осчетоводим?“

По-правилният въпрос е:

„Имаме ли задължение по ЗДДС и какво е трябвало да направим преди тази доставка?“

Това е разликата между обикновено осчетоводяване на фактура и професионално данъчно обслужване.